Puede que no lo sepas, pero la gestión documental es una de las tareas más importantes de su empresa. No importa si se trata de una pequeña empresa emergente o de una compañía de la lista Fortune 500, la gestión de documentos te va a afectar.
La documentación puede ser de cualquier tipo, desde registros fiscales hasta registros de clientes. Puede ser una factura en papel o una confirmación por correo electrónico. La documentación es necesaria para que su empresa funcione sin problemas. Pero, ¿qué ocurre cuando no se dispone de un sistema?
Tus registros están dispersos y es difícil encontrar lo que buscas. Es posible que pierda el tiempo con el papeleo en lugar de dirigir tu empresa.
¿Cuál es el coste de una mala gestión documental?
Según datos de PwC y del Grupo Radicati, la falta de una correcta -y completa- gestión de los documentos provoca las siguientes situaciones
- Los directores pierden un mes al año, buscando datos que han sido guardados de forma inapropiada y en documentos desordenados.
- Los expertos emplean entre un 5% y un 15% de su tiempo en buscar datos en los archivos, lo que puede llegar a suponer hasta la mitad del tiempo de búsqueda de los mismos.
- Los trabajadores dedican un tiempo normal de 2 horas diarias a la búsqueda de informes perdidos.
- En cualquier caso, 2/3 de los datos que poseen las organizaciones están obsoletos y pueden ser eliminados o borrados.
- Un documento se fotocopia, por término medio, 19 veces. Casi el 40% de las impresiones son innecesarias.
Por lo general, todos estos son costes que pasan desapercibidos en las organizaciones porque no son fáciles de medir ni conocer. La gestión manual de la documentación, no solo genera pérdida de tiempo y gastos innecesarios, sino que puede generar pérdidas importantes solo por errores humanos, como un traspapeleo, un envío erróneo de documento o falta de orden.
