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Creación de Keywords o Palabras Clave

Sección de datos: son los campos, índices, o datos, llamados también como metadata, que permiten definir a un tipo documental, por ejemplo “Número de Contrato”, “Fecha de Inicio”, “Nombre de Empresa”, “Nombre del Contrato”, “Firmantes”.

A través de éstos keywords es posible realizar búsquedas para ubicar documentos de entre todos los documentos almacenados en el repositorio de su empresa.

Crear: Permite crear los diferentes datos que almacenará por documentos. Nos permite definir el tipo de datos (número, caracter, fecha, grilla) así como definir su tamaño.

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Nombre: Denominación en texto para el Keyword

Tipo: según convenga, son 8 tipos. Se recomienda usar texto si quieren encontrarlo en las búsquedas rápidas.
Integer (número entero)
Real (Número Real).
Decimal (Número decimal).
Varchar (texto).
Date (fecha).
Grid (tabla)
Memo (texto extenso).
Logical (verdadero o falso)

Longitud: Tamaño del keyword, dependiendo del tipo se limitará el tamaño.

Otros Requerimientos:
Lista de Valores: Al generar una keyword del tipo lista, ver sección 3.2
Permitir Múltiples Selecciones: seleccionar más de un valor
Obligatorio: el valor del keyword debe ser diferente no debe estar vacío.
Disponible para Búsqueda Global: por defecto esta activo para el keyword sea visible en la zona de trabajo de los usuarios.

Cómo lucirían 5 ejemplos de keywords:

KeywordTipoLongitudOtros Requerimientos
NombreVarchar250Disponible para búsqueda global.
ApellidoVarchar250Disponible para búsqueda global.
DNIInteger8Disponible para búsqueda global.
Fecha de ContratoDateN/ADisponible para búsqueda global.
CertificaciónVarchar250Lista de valores y disponible para búsqueda global.

Lista de Búsqueda de Keywords: Sirve para crear una lista de valores, existen un botón llamado agregar que insertará mas valores a la lista.

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Asignamos el nombre “Tipo de certificación” como nuestra primera lista.

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Al terminar tendremos una vista parecida a la siguiente imagen, con 2 listas de valores

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Regresemos a la sección Crear
Crearemos un Keyword Certificaciones, agregaremos la opción lista de valores y por ultimo seleccionamos “Tipo de certificación”.

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Orden de Keywords: Se podrá definir el orden de las columnas en la vista del usuario.

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La siguiente imagen muestra como los keywords siguen el orden configurado.

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Estructura de Keywords
Es informático y resume la estructura documental que tenemos en cuando a Grupo documental, Tipos de documentos y Keywords.

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VIDEO TUTORIAL