La gestión documental es el proceso de manejar los documentos de manera que se puedan crear, compartir, organizar, almacenar y recuperar de manera eficiente y eficaz. Con o sin gestión documental, tu organización ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso es increíblemente lento y a menudo se ignora.
¿Qué es la gestión de documentos y por qué es importante?
Su sistema de gestión de documentos se conoce a menudo como el corazón y el alma de su organización. En la mayoría de las organizaciones, el Sistema de Gestión Documental es la aplicación empresarial más crítica en términos de tiempo, dinero y esfuerzo invertido en su implementación.
Debido a este hecho, las empresas están ansiosas por comenzar con la gestión de documentos en su proceso de transformación digital.
La transformación digital y las empresas
Como su nombre indica, se trata de la implantación de procesos que utilizan tecnologías digitales, como el correo electrónico, la colaboración, los dispositivos móviles, etc. Se trata de algo más que el correo electrónico -aunque es una parte importante del conjunto de herramientas empresariales-, la gestión de documentos siempre ha sido una parte importante de los recursos de una organización. Esto debería ayudar a la empresa a sacar el máximo provecho de sus sistemas de gestión de documentos, con una mayor seguridad, una mayor protección contra daños y una funcionalidad de búsqueda más potente, además de proporcionar un medio para enviar documentos importantes de forma segura en caso de infracción. También es una forma de inteligencia documental que permite a los equipos encontrar y buscar documentos relevantes más rápidamente.
Transformación digital: ¿Por qué empezar con la gestión de documentos?
Si se tiene en cuenta que la información empresarial no solo es el activo más importante de toda organización sino también el combustible que nutre a toda transformación digital; y si a ello le sumamos el hecho que la mayoría de esta información reside en la forma de documentos de todo tipo, como Excel, adjuntos de email, archivos escaneados, papeles, es claro que toda iniciativa de transformación digital debe iniciarse con la gestión de documentos. Puede hacer todo eso sin gastar dinero extra en un software caro, y con procesos manuales relativamente fáciles de transitar. ¿Cómo está cambiando la transformación digital la gestión de documentos? Para muchas empresas, el primer paso hacia la transformación digital es cambiar a un sistema automatizado de gestión documental, para hacer su proceso más eficiente, facilitar que el negocio pueda escalar, y para agilizar el flujo de trabajo para los empleados.
Cómo la transformación digital está cambiando el sector de la gestión documental
En la primera fase de la transformación digital, las empresas adoptan los aspectos básicos del proceso, como el intercambio de documentos entre empleados y terceros. A medida que la escala y la complejidad de las iniciativas de transformación digital crecen, las empresas comienzan a implementar las capacidades del lugar de trabajo digital, como los flujos de trabajo colaborativos, el intercambio móvil, las firmas digitales, etc. En la segunda fase, las empresas implementan servicios en la nube que les permiten descargar el almacenamiento y la recuperación de documentos, dándoles la capacidad de simplificar sus procesos. La tercera y última fase tiene lugar cuando las empresas comienzan a almacenar y archivar la información en un entorno de nube, lo que les permite proporcionar almacenamiento adicional en la nube a los clientes.
Conclusión
Los sistemas de Gestión Documental pueden proporcionar beneficios a las empresas, desde proporcionar un acceso rápido a los documentos, hasta gestionar la información que los empleados necesitan para completar sus tareas, y proporcionar un lugar central para mantener los documentos en orden. Sin embargo, la adquisición de un sistema de este tipo puede ser costosa, y algunas empresas pueden no tener los fondos necesarios para invertir en una solución completa. Ahí es donde los servicios de gestión documental basados en la nube, como los que ofrece DocuClass Lite, pueden ayudar.
